Folha de Cálculo

Conceito

A folha de cálculo tem sido cada vez mais uma ferramenta essencial ao suporte das atividades organizacionais, sobretudo na área das finanças.

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Fig. 1-Excel

O Excel é, atualmente, a folha de cálculo mais conhecida e lidera o mercado. No entanto, este conceito data já de 1961, altura em que foi desenvolvida a primeira folha de cálculo computorizada por Mattesich. Para além deste, foi desenvolvido mais software com o mesmo efeito, como o Visicalc, Lotus 123, e o Calc LibreOffice (open source).

Funcionalidades

A folha de cálculo é composta por vários conceitos principais que permitem que o utilizador usufrua de determinadas funcionalidades.

  • Célula
    • ‘Retângulos’ que compõem a folha;
    • Identificada pela linha e coluna;
    • Um dos elementos centrais;
    • Armazena valores (números, texto, valores lógicos, data/hora);
    • Tem formatação
    • Pode ter fórmula.

 

  • Formatação de valores numéricos

Os números inseridos numa célula podem ser formatados, isto é, a forma como aparecem na célula pode ser alterada, no entanto o seu valor geral nunca se transforma.

Ao inserir um número numa célula, o utilizador pode definir o modo como quer que este seja apresentado: geral, moeda, data, hora, percentagem, fração, etc.

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Fig. 2 -Formatação

  • Referência

Consiste no nome de uma célula na respetiva folha de cálculo e portanto, é utilizada como variável na criação de fórmulas.

Referências absolutas: O valor copiado é imutável- se o utilizador copiar uma célula para outra e repetir o processo para outras células, o valor copiado será sempre o primeiro copiado. Para isto acontecer é necessário colocar o símbolo ‘$’ para que o valor não se altere.

Referências relativas: O valor copiado altera-se- indica ao Excel como encontrar outra célula a partir da célula que contém a fórmula.

Referências mistas: Utiliza os dois tipos de referência, enquanto uma parte da referência se altera (linha ou coluna), a outra permanece imutável ($).

  • Fórmulas

As fórmulas atribuem um valor a uma célula, utilizando valores, referências ou o resultado de operadores ou funções.

  • Operadores aritméticos e lógicos

O Excel conta com inúmeros operadores que realizam aritmética- adição (+), subtração (-), multiplicação (*), divisão (/), exponenciação(^), incluindo também operadores de comparação- igual (=), menor que (<), maior que  (>), menor ou igual (<=), maior ou igual (>=), diferente (<>).

  • Funções

Através de determinados valores de entrada (variáveis), fornecem o resultado. O Excel disponibiliza certas funções pré-definidas.

  • SUM (range)
  • COUNT (range)
  • CONTA (range)
  • AVERAGE (range)
  • COUNTIF (range, condition)
  • SUMIF (range, condition, [sum_range])
  • IF (condition, RV, RF)
  • AND (condition 1, condition 2, …)
  • OR (condition 1, condition 2, …)

Ao utilizarmos a função IF podemos criar um  encadeamento, isto é, utilizar um IF dentro de IF (e assim sucessivamente) de modo a criar condições dentro de outras condições.

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Fig. 4-Função Soma

 

 

 

Visualização de dados

Na geologia, geografia, economia, na área militar, na estatística, engenharia, biologia e muitas outras disciplinas, muitos profissionais necessitam de ver e compreender graficamente os dados que têm disponível. Assim, é impossível relacionar a visualização de dados a uma disciplina em particular.

Em Business Intelligence, utiliza-se o User Interface para ajudar as pessoas a entender o significado dos dados que se está a visualizar, procurando padrões, tendências e relações em dados baseados em texto, ficando mais facilmente reconhecidos com o software de visualização de dados.

Visualização de dados serve para:

  • Apoiar a exploração interativa dos dados;
  • Analisar resultados;
  • Compreender os dados e ter uma perspetiva sobre eles;
  • Apresentar e comunicar os resultados obtidos.

Desvantagens:

  • Requerem a visualização humana (ou seja, existe a probabilidade de ocorrer erro humano);
  • É uma análise subjetiva;

Visualização de dados é um campo que tem influências de muitas disciplinas. Estudos psicológicos de perceção de dados ou o impacto de alguns elementos na perceção, como a cor e formas. Designs de gráficos e multimédia são importantes para construir infographic dashboards. Estes dashboards são materializados em diversos elementos: dados, escalas, linhas, barras e formas coloridas. Embora formas e cores são mais importantes em infographics, quando se usa, alguém tem de prestar atenção para evitar certos erros ou armadilhas. Por exemplo, a utilização excessiva de certas cores pode ter um efeito contrário, podendo levar a interpretações incorretas.

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Exemplo: Na  imagem anterior, podemos visualizar uma distribuição de ocorrências de surto de cólera, e concluir que, como existe uma grande concentração de ocorrências no centro da cidade (ou pelo menos no centro desta imagem), alguma coisa nessa localização provocou a doença

As ferramentas para a visualização de dados são usadas na indústria de suporte à tomada de decisão e na academia. Em business analytics visualization é recomendado e mais prático monitorizar todas as atividades e também tomar decisões no tempo certo. Na academia existe exemplos de visualização de dados que têm em conta os jornais mais citados por disciplinas e categorias, por países ou instituições de ranking.

A visualização de dados muda a forma de como as pessoas experienciam a informação e a maneira como vivemos. As maiores tendências da visualização de dados são: uma nova moda, mobilidade, os media, a localização geográfica, dados que se relacionam entre si, a globalização e a ciência da comunicação.

Assim, o principal objetivo da visualização de dados é comunicar a informação de maneira clara e efetiva utilizando meios gráficos.

Business Intelligence

O conceito de Business Intelligence consiste num “conjunto de técnicas e ferramentas para a aquisição e transformação de dados brutos em informações significativas e uteis para não suportar a análise de negócio”.

-Data Warehouse

-Business Analytics: Data Mining; Alertas; OLAP; Ad-hoc Query.

-User Interface: Dashboards; Scorecards.

Data Warehouse

Data Warehouse descreve um arquivo de dados orientado por assunto, adaptado e histórico como o tempo, com o objetivo de apoiar no processo de decisão.

Arquitetura de Data Warebouse (top-down):

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Arquitetura de Data Mart (bottom-up)

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Em Business Intelligence podemos encontrar, por exemplo, o seguinte modelo de exploração de informação:

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Business Analytics

A business Analytics consiste na exploração iterativa e estruturada dos dados de uma organização na análise estatística.

O data mining é uma técnica estatística utilizada quando temos de analisar grandes volumes de dados. Quando existem muitas variáveis com muita informação utiliza-se o Clustering ( “segmentar”), ou seja: Agrupam-se os dados que se encontram mais próximos com base em determinadas variáveis.

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Com esta técnica é possível reduzir grandes conjuntos de dados para produzir informação mais simples, o que otimiza o nosso tempo e facilita a nossa compreensão.

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Predictive analysis

Este conceito consiste em utilizar dados históricos para desenvolver um modelo que permite antecipar resultados de assunto de interesse.

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User interface

O termo user interface descreve a importância de ajudar as pessoas a entender o significado de dados, colocando-os num contexto visual. Os Padrões e as tendências podem passar despercebidos em dados baseados em texto, podendo ser expostos e reconhecidos mais facilmente com o software de visualização de dados.

 

Que software devemos adotar?

Na pesquisa tradicional, impulsionada pelos servicoes de TI:

  • Pensamento linear;
  • Perde-se o conhecimento escondido nos dados;
  • Demora meses a alterar;
  • Centrados no dados.

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Na pesquisa Associativa, impulsionada pelo utilizador:

  • O utilizador decide onde começar;
  • Os dados estão sempre todos visíveis;
  • Demora minutos a alterar;
  • Orientado pelo conhecimento.

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Segmentos de mercado de BI:

Query and reporting: consiste em questionar uma fonte de dados, formatar e de seguida criar um relatório, seja em estilo-produção ou em estilo-gestão.

On Line Analytical Processing: OLAP oferece análise interativa e multidimensional com diferentes níveis de detalhe.  Ao avaliar ferramentas OLAP, é aconselhável distinguir entre questões de plataforma e questões de interface com o usuário.

Dashboards: é uma forma visual de exibição de informação, a qual é usada para mostrar o que está a acontecer no momento do negócio.

Analytic Applications: processos de extração de dados, pré-preparação de relatórios e dashboards.  As “Aplicações Analíticas” oferecem aos negócios uma solução pré-preparada para otimizar uma determinada área.

Performance Management: Aplicações de Performance Management incluem a consolidação do planeamento e parte financeira dos negócios.  Scorecards são um bom exemplo destas aplicações.  Enquanto um dashboard apresenta múltiplos números, um scorecard foca-se e compara um alvo específico.

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